ChatGPTやGeminiなどの生成AIが、すっかり仕事の道具になりました。
メール下書き、議事録作成、リーガルチェック、プレゼン資料作成……
いまや「AIなしでは仕事が回らない」日常になりつつあります。
一方で気になるのが、「AIを従業員様がそれぞれの判断で使っている」状態です。
「便利だから、とりあえずAIを使う」
「無料版AIに会社の内部資料を入れる」
「個人アカウントAIで顧客情報を処理する」
――このようなことが生じていないか、業務効率化を推進する前に一度立ち止まって確認してみる必要があります。
「仕事ができて要領のいい」従業員様が、情報漏洩を起こしてしまうことも
例えば、営業担当者様が、クライアントから届いた見積書を生成AIに読み込ませたとします。
AIは「この条件は交渉の余地があります」 「この項目は相場と比較して割高です」 など、鋭い分析結果を返してくれる筈です。
「これならばクライアントとの交渉もスムーズだ！」という前に確認したいのが、「そのAIに何を入力したか」そして「入力データがサービス上でどう扱われるか」です。
- 会社が承認していないツールを使用していた
- 顧客名やプロジェクト名が入ったままだった
- AIサービス側のデータ利用設定や契約条件（学習利用の有無など）を確認していなかった
こうなると、「AIを上手に活用した」では済まなくなってしまいます……！！
現場が迷わない「シンプルなガイド」を作る
生成AIの利用ルールは、難しいAI理論を従業員様に読んでいただくことが目的ではありません。
「これは入力していい」「これはダメ」「このAIなら使っていい」「迷ったらここに相談する」という、現場が迷わないシンプルなガイドを作ることが重要です。
① 会社が承認したAIツール・アカウントを使用する
無料サービスや個人アカウントを自由に使わせるのではなく、会社として利用するツールやアカウントを指定します。
そのうえで、入力データの保存・利用・学習への使用等について契約や設定を確認します。
② 入力してはいけない情報を明確にする
「常識で判断してください」では、人によって判断がバラバラになります。
以下のように、具体的に明記することが大切です。
- 会社名、顧客名、顧客・従業員の個人情報を投入しない
- 未公開の財務・経営情報、新製品・新サービス情報を投入しない
- 取引先との契約書や商談内容を投入しない
- ID、パスワード等の認証情報 を投入しない
③ AIの回答を「正解」と思わない
AIは、それらしい文章を作るのが非常に得意ですが、ときどき堂々と間違えます。
社外文書や重要な判断材料に利用する場合は、人によるファクトチェックを必須としましょう。
「AIが言ったこと」は免罪符にはなりません。
著作権についても同様に、対外的に使用する成果物は必要な確認を行うルールとするべきです。
インシデントが起きたとき、「黙っておく」を防ぐ
非常に重要なのがインシデント発生時のルールです。
「間違えて顧客情報を入力してしまった」「指定外の生成AIを使っていた」という事態が起きたときに、「とりあえず黙っておこう」とならないよう、相談窓口と報告ルールをあらかじめ決めておきます。
インシデントをゼロにする努力はもちろん、インシデントが起きたときに早く発見し、早く対処できる組織にしておくこと。
これも大切なリスク管理です。
AIを禁止するのではなく、「会社として使わせる」
生成AIを全面禁止するのも、何でも自由に使わせるのも極端です。
大切なのは、「ここまでは使っていい」を会社として決めること。
AIはこれからますます仕事の中に入り込んできます。
従業員様が勝手にAIを使っている組織ではなく、「ルールを決めたうえで、皆がAIを使う組織」へ。
この差は、非常に大きいものです。
「AIを使わせたい。でも、何でも自由に使わせるのは怖い」 そんな経営者様・人事総務担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。
私たちは、生成AIの業務利用ルールづくりをはじめ、独自の働き方やリスクに合わせた就業規則・社内規程づくりをサポートしています